Comment bien organiser un événement corporate de fin d'année ?

infoadmin. Le 24 décembre 2019
Comment bien organiser un événement corporate de fin d'année ?

L'événement corporate de fin d'année est un moment à ne pas prendre à la légère dans une entreprise. En effet, c'est une occasion pour faire un bilan dans une ambiance festive et décontractée. Il ne s'agit pas ici de parler de travail, mais de se rencontrer entre collègues, de se détendre et de s'amuser. Pour réussir l'organisation de cet événement, voici les points à considérer.

Organiser une fête qui correspond à l'entreprise

La première étape est de définir le type d'événement à organiser : formel et élégant, classique et décontracté, avec ou sans conjoint, les enfants seront-ils de la fête ou pas ? L'idéal est de faire un sondage auprès du personnel pour choisir l'événement qui convient le mieux. Si vous comptez organiser la fête en dehors des locaux de l'entreprise et de louer une salle, il est conseillé de réserver le plus tôt possible. En période de fête, les lieux de réceptions sont rapidement pris. De surcroît, durant les fêtes de fin d'année, de nombreux salariés partent en congés. Pour que tout le monde soit présent, il est recommandé d'organiser la fête avant les vacances scolaires.

Trouver un lieu conforme à l'événement choisi

Un événement corporate de fin d'année s'organise à la façon d'un séminaire. C'est pourquoi il est nécessaire d'établir un cahier des charges en amont. Entre un gala dans un lieu sobre et raffiné, un buffet dînatoire dans une salle avec piste de danse, des remises de cadeaux aux enfants avec la présence du Père Noël dans un jardin ou un espace dédié, les idées sont nombreuses.

Pensez également à la restauration. Le lieu peut en proposer, dans le cas contraire, faites appel aux services d'un traiteur. Dans ce cas, assurez-vous que la prestation inclut la présence de serveurs. Si vous prévoyez un événement de haut standing, assurez-vous que des hôtesses ou un maître d’hôtel soient mis à votre disposition par le lieu de réception ou le service traiteur. Prévoyez toujours un menu pour les personnes suivant un régime alimentaire stricte.

Prévoir des animations

Il existe de nombreuses agences qui se spécialisent dans l'événementiel et pourront vous suggérer des animations originales. Définir en amont un thème facilite le choix des animations. Les animations permettent de créer des souvenirs au sein de l'entreprise et constituent un véritable levier pour souder les équipes. Un cabaret pour un gala raffiné, des magiciens et des personnages de dessins animés si les enfants sont à envisager. Si le budget de votre entreprise le permet, un geste envers les collaborateurs est toujours très apprécié. Vous pouvez dans ce cas offrir des chèques-cadeaux, des boîtes de chocolat ou des articles aux couleurs de l'entreprise.

Communiquer sur l'événement

Une bonne communication garantit la présence d'un maximum de participants. Pour informer les collègues, outre l'email collectif, mettre des affiches dans des endroits stratégiques à la vue de tous comme le réfectoire, le coin café est une bonne option. Le support doit mentionner la date, le lieu, le thème, le moyen de transport ou encore le code vestimentaire.

Pour un événement réussi, évitez d'improviser, il est nécessaire de toujours anticiper. Le mieux est de mettre sur pied un comité et de déléguer les tâches pour un meilleur suivi et éviter d'être débordé.

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