Organisez une réunion de travail efficace

infoadmin. Le 14 mai 2021
Organisez une réunion de travail efficace

Souvent considérées comme une perte de temps, les réunions sont pourtant indispensables pour développer des idées et trouver des solutions concrètes aux problématiques de l'entreprise. Un manque de préparation peut alors avoir des répercussions sur la productivité des employés et sur l’efficacité de la réunion. Quelques étapes indispensables doivent donc être respectées.

Déterminer les objectifs de la réunion

La réussite d'une réunion de travail dépend de la mise en place d'un programme concret. Avant d'organiser une réunion, vous devez vous demander en quoi elle consiste et quels sont les points à traiter en priorité. Il est important de déterminer les principaux axes et sujets pour éviter de faire traîner la réunion, et faire perdre du temps à vos collaborateurs au lieu du contraire. En établissant l'ordre du jour, vous cadrez votre réunion de manière efficace selon le délai imparti. Les participants évitent ainsi de se disperser et sont plus motivés à proposer des options permettant à la société d'atteindre les objectifs fixsx et connus de tous.

Choisir le format de la réunion professionnelle

En fonction du sujet à aborder, le choix du format peut être décisif pour l'avancée de la réunion. Il peut s'agir d'une réunion d'information, de suivi, d'échange, de prise de décision, ou encore de résolution de problèmes. Cette étape vous permettra de piloter efficacement votre réunion, mais aussi de définir le style d'animation. Choisissez également un lieu adapté au groupe. Vous pouvez organiser l'assemblée dans les locaux de l'entreprise ou louer une salle de réunion à l'extérieur. L’installation d’une table en U peut aussi être recommandée pour placer l'animateur au centre du groupe. Il vous faudra aussi convenir de la date et de l'heure de la réunion en fonction de la disponibilité de tous les participants.

Bien choisir les participants

L'efficacité de la réunion dépend également de vos collaborateurs. Les participants doivent montrer de l'intérêt et participer activement pour permettre au groupe d'atteindre les objectifs fixés. Vous devez sélectionner les protagonistes en fonction de la thématique de la réunion et de la compétence de chacun dans les domaines concernés par la prise de décision entre autres. Il est également conseillé de limiter le nombre de personnes à huit ou dix pour permettre à chacun de s'exprimer de manière courte et précise.

Respecter les horaires et le plan de réunion


Chaque participant doit aussi être prévenu de l'ordre du jour de la réunion. En respectant le planning organisé, les collaborateurs pourront mieux se concentrer et éviter les questions sans rapport avec le sujet de la réunion. Vous pouvez d'ailleurs demander aux participants de préparer un débat pertinent pour favoriser les échanges. Il convient également d'avertir vos collaborateurs des horaires de la réunion afin d'éviter les problèmes d'organisation liés aux retards.

Réaliser un compte rendu de réunion

À la fin de la réunion, l'animateur récapitule les décisions prises, les missions attribuées à chacun et autres points essentiels avec le groupe. Cette étape vous permet de vous assurer que les objectifs ont bien été atteints. Un compte rendu sera ensuite rédigé pour clôturer la réunion. Ce document comprenant toutes les informations essentielles sera accessible à l'ensemble des collaborateurs.

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